Egy vállalatirányítási rendszer haszna valójában nem az, hogy segít az „irányításban”. A valódi hasznot (nos, a profit mellett) az elégedett ügyfelek, partnerek és kollégák jelentik, akik biztos hátországként tekinthetnek ránk. Így segít az automatizálás, az adatelemzés, és az, hogy a gépies munkát a gépnek adjuk. Vegyük sorra, hogy mit kell tudnia egy vállalatirányítási rendszernek, és miért fontosak az egyes funkciók…
Mire jó a vállalatirányítási rendszer?
Nézzünk először egy száraz definíciót, mielőtt felbontanánk érthető állításokra a lexikális körmondatot. A Wikipédia szerint…
„[…] a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat–környezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, valamint a funkciók ellátását lehetővé tevő hardver- és szoftvereszközök összessége.”
Emberi nyelvre fordítva egy vállalatirányítási rendszer arra jó, hogy kockás füzet és post-itek, toll és ceruza helyett digitalizálva, a gépies feladatokat automatizálva tartsuk nyilván és kezeljük a céges erőforrásokat.
Érdemes röviden megemlíteni, hogy a vállalatirányítási rendszerek eredetileg a corporate governance rendszereket jelentik, a köznyelvben azonban mind angol, mind magyar nyelvterületen az ERP (enterprise resource planning) rövidítést használják rájuk. Mivel ez a kifejezés még jobban is leírja a funkcionalitást, ettől mi sem térünk el.
Itt érdemes is rákanyarodnunk arra a kérdésre, hogy kinek hajt igazából egy ilyen rendszer használata?
Kinek ajánlott ilyen rendszert használni?
Szigorúan véve nem határozhatunk meg olyan mérföldköveket, amit átlépve rögtön érdemes egy ERP-be beruházni. Könnyen lehet, hogy egy több tucat embert foglalkoztató vállalat folyamatai olyan letisztultak, hogy még mindig könnyedén kezelik azokat Excelben, ahogyan egy mikrovállalkozás is kitermelhet annyi belső információt, ami egy adatbányászt is zavarba hozna – még ha nem is ezek az általános példák.
Érdemes inkább jelenségeket vizsgálni, annak ugyanis, ha tényleg szükségünk van egy vállalatirányítási rendszerre, jól látható jelei szoktak mutatkozni.
A szakmai konszenzus alapján ezek általában a következők lehetnek:
- A korábbi szoftvereket kinőttük, már nem tudunk minden fontos adatot kezelni bennük, nem áll rendelkezésre minden kényelmi funkció, amire szükségünk lenne.
- A belső folyamatok már nem hatékonyak: nem tartják a lépést a mindennapi működéssel, információk vesznek el vagy torzulnak, fontos megrendelések maradnak el és így tovább.
- A meglévő szoftverek közötti integráció egyre nagyobb fejfájást jelent és ráfordítást kíván. (Ha van kolléga, akinek napi feladata szoftverek között importálni-exportálni adatokat, az például típustünet.)
- Nem hatékony az ügyfelek kiszolgálása – keresett árukat nem tudunk raktáron tartani vagy épp időben a vevőkhöz juttatni, csúszik a számlázás, téves adatokat kap a futár, a konszolidátor, visszaküldött áruk keverednek el és így tovább.
Ez persze nem az összes tünet, és leegyszerűsítve tárgyaljuk csak itt őket. Általánosságban azonban kiválóan mutatják azt, ha egy szervezet elérte azt a szintet, ahol a folyamatai már fenntarthatatalanok anélkül, hogy a vállalatirányításban a következő szintre lépne.
Ássunk bele egy kicsit konkrétabban az ERP-rendszerek eszköztárába, és nézzük meg, hogy pontosan hogyan tudják orvosolni mindezeket a problémákat az egyes területeken.
Mik egy vállalatirányítási rendszer alapvető funkciói?
Hogy részletesen bemutassuk egy ERP rendszer minden funkcióját, arra kevés volna itt a hely – és szükségtelen is lenne egyenként végigvenni több száz komponenst.
Koncentráljunk ehelyett azokra a főbb területekre, ahol a rendszer könnyebbé teszi a munkánkat…
Készletezés
Mi van fogyóban, és mi az, ami a raktárban porosodik eladatlanul? Mennyi idő alatt fogy el egy adott áru készlete, mikor kell újrarendelni? Hogyan osszuk el a beérkező árukat a raktár(ak)ban?
Az ERP válasza minderre az, hogy pontos, automatizált nyilvántartással.
Ha vállalatirányítási szoftvert használunk, a rendszerrel elvégeztethetjük a bevételezést, a rendelés és szállítólevél egyeztetését, folyamatosan követhetjük a raktárkészletet, és értesítést állíthatunk be, ha újrarendelés esedékes.
A beérkező árukat, termékeket paramétereik, mint például súly, méret vagy szavatosság alapján el is oszthatjuk, hatékonyabbá téve a raktározást.
A dolgunk csak annyi, hogy pontos adatokkal lássuk el mindehhez a rendszert.
Beszerzés és logisztika
Akár árukészletet, alapanyagokat vagy a mindennapi munkához szükséges eszközöket nézzük, a beszerzési feladatok egy idő után mindenképpen túlnőnek rajtunk.
Egy ERP rendszer segítségével nyomon követhetjük, hogy pontosan mi az, amit be kell szereznünk, hogy mikor rendeltünk utoljára, kitől, milyen áron, külföldről vagy éppen belföldről.
A döntéshozatalt is megkönnyíthetjük, mert a szerződéseket iktathatjuk, így az illetékesek bármikor hozzáférnek, a rendelések jóváhagyásához felelősöket rendelhetünk, az adatokból jelentéseket készíthetünk.
Megfelelő pénzügyi modulokkal a szerződésekből számla is készülhet, amit szintén bármikor elérhetünk.
Vagyis mindig valós időben fogjuk tudni, hogy kitől és mit rendeltünk, milyen áron, milyen feltételekkel.
Termelés
Gyártócégeknél, üzemeknél, még akár műhelyeknél is problémát okozhat annak a nyilvántartása, miből mikor és mennyit érdemes készíteni, mi áll tonnaszám a raktárban, milyen alkatrészből van hiány, egy-egy termelési folyamat milyen időtávon elégíti ki az igényeket.
Ilyen komplex folyamatokat nem is érdemes „számolgatni”, inkább érdemes azokat a rendszerre bízni, ami automatikusan megadja a válaszokat.
Szállítás
A vállalatirányítási rendszer eltárolja a bejövő megrendeléseket, és azt is tudja, hogy azokat ki tudjuk-e elégíteni. Mivel tárolja a vevők adatait, a rendelések leszállításával kapcsolatos ügyintézést a töredékére szorítja le.
Számlázás, pénzügyek
Az ERP rendszer nem csak a számlák automatikus kiállítására képes a beérkező megrendelések, iktatott szerződések alapján. A segítségével követhetjük a cashflow-t, a mindennapi pénzmozgásokat, akár még a devizaárfolyamok ingadozásával előálló veszteségeket vagy nyereségeket is valós időben követhetjük, ha épp külföldi vevőkkel vagy beszállítókkal dolgozunk együtt.
Vállalatirányítás a mindennapokban
A fentiekből is kitűnik, hogy egy vállalatirányítási rendszer legnagyobb ereje abban rejlik: az eddigi gépies, időrabló folyamatokat képes automatizálni, levenni a terhet azoknak a válláról, akik értékesebb, kreatívabb, aktívabb munkákkal tölthetnék az idejüket végeláthatatlan adminisztráció helyett.
Ezt könnyíti meg az ERP rendszer azzal is, hogy csökkenti a hibalehetőséget, egyértelmű feladatkörök kiosztását teszi lehetővé, a feladatokat nem csak nyilvántartja, de értesíti is azokról az illetékeseket.
Mindemellett azzal, hogy az adatokat nem csak tárolja, de elemezni is képes, jelentéseket és statisztikákat előállítani, segíti az adatalapú döntéshozatalt, így a vezetők mindennapjait is megkönnyíti.
És mit látunk majd mindebből a mindennapokban?
Hogyan teszi könnyebbé az életet egy ERP rendszer?
Röviden összefoglalva úgy, hogy segít a rendelkezésünkre álló erőforrásokkal – ideérve ezúttal a rengeteg adatot is – nagyobb profitot termelni.
De nézzük inkább meg mindennek az emberi vetületét.
A vevők és ügyfelek nézőpontjából…
A cég működése megbízhatóbbá válik. A megrendelt áruk időben és jó helyre érkeznek, az elvállalt munkák határidőre elkészülnek, az újrarendelés zökkenőmentes, az ügyintézés gondtalanná válik, köszönhetően a nyilvántartott adatoknak.
Az ügyfélélmény javulásával a bizalom is erősödik, ami segíti, hogy az ügyfelek újrarendeljenek vagy épp nagyobb értékben, gyakrabban – és persze a vállalat jó hírét vigyék.
A partnerek és beszállítók szempontjából…
Az együttműködésgördülékennyé válik, a rendelések leadása, a számlák iktatása és kifizetése időben megtörténik, így a partnerkapcsolatok is erősödnek.
Hatékony vállalatirányítással olyan partnerként tekinthetnek majd a szervezetünkre, amely megbízható, pontos és kiszámítható.
A kollégák, a szervezet szempontjából
A legnagyobb hatása mégis a szervezet tagjaira lesz a rendszer bevezetésének. Segít megszervezni a munkát, rendszerezni a feladatokat, lerövidíteni a folyamatokat.
A gépies adminisztratív feladatokat kiiktatja, ahogy az emberi hiba lehetőségét is a minimumra szorítja.
Mindezzel a kollégáknak több ideje marad arra, hogy olyan munkát végezzenek, ami nem csak hasznos a szervezet számára, de ők maguk is több hasznát és értelmét látják, miközben kevesebb ügyfél- vagy partnerpanasszal kell foglalkozniuk.
Mindennek az eredménye hatékonyabb munka, jobb közérzetű munkavállalók, kevesebb kiégés, és általában véve egy olajozottan működő vállalati szervezet.